A contabilidade no Ruche

O escritório que cuida das contas do seu negócio pode entrar no Ruche com o próprio login. Ele vê o que precisa para fechar o mês e nada da agenda nem dos clientes. Tudo o que ele abre e muda fica registrado para você.

Dar acesso à contabilidade

Só a titular e os sócios põem a contabilidade.

1. Abra Ajustes, Equipe e toque em Adicionar pessoa.
2. Escreva o nome do escritório (ou da pessoa).
3. Em O que vai fazer no painel?, abra Mais opções e escolha Cuida da contabilidade.
4. Escolha Escritório de fora ou Da empresa e mande o convite.

De fora ou da empresa

• Escritório de fora: não é da equipe. Não entra no pagamento da equipe (os honorários são uma despesa, na categoria "Contador") e não tem o próprio espaço. No máximo um por negócio: para trocar de escritório, tire o atual antes.
• Da empresa: alguém do negócio que cuida das contas. Entra no pagamento da equipe como qualquer pessoa, tem o próprio espaço e pode também cuidar do pessoal (RH), se você ligar.

O que a contabilidade vê e faz

• O Financeiro inteiro para ler: o resumo, os lançamentos, as contas a pagar e o caixa.
• Lança e corrige impostos e encargos, muda a categoria de um lançamento e anexa o comprovante. O resto (vendas, pagar contas, abrir o caixa) fica com quem cuida do dinheiro.
• Os recibos, com o resumo do ano para o Imposto de Renda.
• Os pagamentos da equipe para ler: cada período, os vales e a planilha.
• Os documentos da equipe: anexa o holerite de cada mês, o informe de rendimentos e o contrato da recepção e das profissionais (os da titular, dos sócios e das gerentes ficam com a titular). A pessoa recebe o aviso e vê em Seu trabalho (veja Documentos da equipe).
• Os sócios, a participação e as retiradas.
• A exportação contábil do mês.

Nunca vê: a agenda, os clientes, as fichas, as fotos, as conversas, a chave Pix, o Asaas, o plano e a assinatura. No Financeiro, os pagamentos dos horários aparecem sem o nome do cliente.

A exportação contábil

Na casa da contabilidade, Baixar a exportação gera um arquivo ZIP do mês com:

• os lançamentos (o que entrou, o que saiu e as contas do mês), sem o nome dos clientes;
• os recibos, como foram emitidos (o recibo é o documento fiscal: traz quem pagou);
• os pagamentos da equipe;
• as vendas e o estoque do último dia do mês.

A lista de clientes, as fichas e as conversas ficam de fora. O link vale 10 minutos. A titular e os sócios também baixam, pelo Financeiro, em Exportação contábil.

Seus clientes no Ruche

Quem é a contabilidade de vários negócios vê, na casa dela, a lista de todos, com o que falta em cada um: a exportação do mês ainda não baixada, pagamentos da equipe sem o holerite, recibos de saúde sem o CPF e contas vencidas. Tocar num negócio entra nele. Com muitos clientes, a lista e a escolha do negócio ao entrar ganham a busca.

O que a contabilidade viu e fez

No detalhe da contabilidade, em Equipe, a titular e os sócios veem O que a contabilidade viu e fez: o que ela abriu (uma vez a cada 10 minutos por coisa) e cada mudança, com o dia, a hora e o aparelho. Nunca o conteúdo. Fica 2 anos guardado e vai na cópia dos dados do negócio.