Trazer seus produtos de outro sistema ou de uma planilha

Já tem a lista de produtos em outro sistema ou numa planilha? Traga tudo de uma vez, com o que tem na prateleira hoje. Cada linha vira um produto no Ruche, e o que tem hoje entra como saldo inicial.

O que serve

• Um arquivo CSV ou Excel (.xlsx), com até 2.000 produtos e 5 MB.
• Uma linha por produto. Só o nome é obrigatório. Entram também, se estiverem lá: marca, código de barras, unidade (un, ml ou g), tamanho da embalagem, custo, preço de venda, quanto tem hoje, estoque mínimo, para vender ou para usar nos serviços e uma observação.
• Do Trinks, do Fresha e de outros sistemas: em Produtos ou Estoque, use Exportar e escolha Excel ou CSV.
• De outra conta do Ruche: em Ajustes, Seus dados, baixe os dados e use o arquivo estoque-produtos.csv.

Passo a passo

1. Em Serviços, toque em Produtos e, no fim da lista, em Importar produtos.
2. Se quiser começar pela estrutura pronta, toque em Baixar a planilha modelo e preencha uma linha por produto. Depois escolha o arquivo. O Ruche reconhece sozinho as colunas mais comuns, em português, inglês, espanhol e francês. Sem cabeçalho, ele olha o conteúdo: o código de barras (com o último dígito conferido), os valores, as unidades e os tamanhos.
3. Confira qual coluna é cada dado. Ao lado de cada coluna aparece o que tem nas primeiras linhas.
4. Toque em Revisar. Você vê quantos produtos são novos, quantos entram com estoque, quais já estão no Ruche, o que o catálogo achou e quais linhas não entram, com o motivo.
5. Toque em Importar. Se a conexão cair no meio, toque em Continuar importação: o que já entrou não entra de novo.

Como cada dado é lido

• Valores: "R$ 59,90", "59,90", "59.90" e "1.234,56" servem. O custo e o preço são por unidade; em ml e g, por embalagem.
• Sem a coluna de preço, o produto entra para usar nos serviços; com preço, para vender. Uma coluna como "Tipo" com "Revenda", "Uso interno" ou "Ambos" também diz para que serve. Marcado para vender e sem preço, a linha não entra.
• Tamanho: "900 ml", "1 L" e "60 g" dizem a unidade e o tamanho de uma vez. Em ml e g, o tamanho da embalagem é obrigatório.
• Quanto tem hoje e mínimo, em ml e g: você escolhe se o número da planilha conta embalagens (um "3" num frasco de 900 ml vira 2.700 ml) ou a própria unidade. Número com a unidade escrita ("2.700 ml") vale como está.
• Código de barras: se o Excel mostrou o código como "7,89E+12", o número já se perdeu. O produto entra sem o código; formate a coluna como texto e importe de novo para completar.

O catálogo do Ruche

Cada linha é procurada no catálogo do Ruche, pelo código de barras e pelo nome. A revisão mostra o que foi achado ("Achado no catálogo: Oxidante 20 volumes 900 ml").

• Pelo código de barras, é o mesmo produto: vem marcado.
• Pelo nome parecido, vem desmarcado: confira e marque um a um, ou toque em Aceitar todos.

Aceitar liga o produto ao catálogo e completa a marca, a unidade e a embalagem que estavam vazias na planilha. O nome é sempre o da planilha, e preço, custo e estoque nunca vão para o catálogo.

O que já está no Ruche

O mesmo produto é achado pelo código de barras e, sem ele, pelo nome (sem acento e sem diferença de maiúsculas). Você escolhe:

• Completar o que falta: a marca, o código, o tamanho, o custo, o preço, o mínimo e a observação entram só se estiverem vazios. Nome, unidade e o que já está preenchido não mudam.
• Deixar como está: o produto fica igual.

O estoque de um produto que já está no Ruche nunca muda pela importação: o saldo é a soma das entradas, vendas e usos, e somar a planilha contaria tudo em dobro. Se a quantidade da planilha é a certa, faça uma contagem depois: a diferença vira um ajuste.

Produto repetido dentro da própria planilha entra uma vez só, pela primeira linha.

Desfazer

Importou o arquivo errado? Por 7 dias, em Importar produtos, as importações recentes têm Desfazer. Antes, o Ruche mostra o que vai acontecer:

• Os produtos que a importação criou e ninguém mexeu saem de uso e das listas. O saldo inicial sai por um estorno no livro-razão: a linha do saldo inicial continua lá, e o produto fica guardado com o histórico.
• O que ela completou num produto que já existia volta a ficar vazio, se ninguém mexeu nele depois.
• Fica como está o que já foi vendido, teve outro movimento (entrada, perda, uso num atendimento, contagem), entrou numa ficha técnica ou foi editado, e a lista diz por quê.