Fichas, dados de saúde e privacidade

Anamnese pede informação de saúde, que a lei trata como dado pessoal sensível (LGPD, art. 11, no Brasil; RGPD, art. 9, na Europa). Por isso o Ruche cuida dessas respostas de um jeito mais forte que o resto.

Quem vê

• Você, no painel, na ficha de cada cliente.
• Da equipe, só quem atende: a gerente e a profissional leem as fichas dos clientes que elas atendem. A recepção manda o link e vê o que falta preencher, mas não lê as respostas (veja O que cada papel vê e faz no painel).
• A equipe do Ruche não vê o conteúdo. No console, aparecem só números, como quantas fichas foram respondidas.
• Ninguém lê pelo link depois. A página da ficha nunca mostra respostas já dadas.

Quem abriu cada ficha e cada foto

Cada vez que alguém da equipe abre uma ficha, um termo assinado, a versão para imprimir ou uma foto de antes e depois de um cliente, o Ruche anota quem foi, quando, o navegador e a rede de onde abriu (o começo do endereço, nunca o endereço inteiro). Nunca o que estava na ficha ou na foto.

• Só você, a titular da conta, vê: na ficha do cliente, em Quem abriu as fichas e as fotos, com os últimos 90 dias.
• A mesma pessoa abrindo o mesmo item várias vezes em 10 minutos aparece uma vez.
• Quando a equipe do Ruche vê os dados de contato de um cliente para um atendimento de suporte, isso também aparece aí.
• O registro fica guardado por 2 anos, vai no arquivo de Seus dados e sai junto com a conta.

Como fica guardado

As respostas e as assinaturas ficam cifradas no banco de dados, com uma chave que fica fora dele. Os e-mails nunca levam respostas de saúde: o aviso de ficha recebida traz só o nome do cliente e das fichas.

A prova do aceite

Quando alguém assina um termo, o Ruche guarda a data e a hora, a versão do termo, um código do texto assinado (SHA-256), o nome digitado, a assinatura desenhada, se houver, o navegador, o endereço IP completo e a origem: assinado junto no painel (com o nome de quem estava com o cliente) ou pelo link, e quem mandou o link (o cliente pela página do horário ou alguém da equipe, com o nome). Essa prova fica enquanto o termo existir e sai junto com ele.

Quando o cliente pede os próprios dados

Na ficha do cliente, use Imprimir tudo: sai uma versão para papel ou PDF com cada ficha e cada termo, com a prova. As notas que você escreve na ficha também são dele, se ele pedir.

Baixar e excluir

• Em Seus dados, o arquivo que você baixa traz as fichas e os termos abertos, com todas as versões e as provas. Guarde com cuidado.
• Ao excluir a conta, tudo das fichas é apagado junto com o resto. Veja Excluir a conta.