Trazer seus clientes de outro sistema ou de uma planilha

Vindo de outro sistema? Traga a sua lista de clientes de uma vez. Cada pessoa vira uma ficha no Ruche, pronta para agendar.

O que serve

• Um arquivo CSV ou Excel (.xlsx), com até 10.000 clientes e 5 MB.
• Uma linha por cliente. Nome e telefone são obrigatórios; e-mail, observações, data de nascimento e as redes sociais (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, X e Outro link, com o usuário ou o link do perfil) entram se estiverem lá. Rede com formato errado fica de fora e a linha entra com um aviso.
• Etiquetas: uma coluna com as etiquetas de cada cliente, separadas por vírgula ou ponto e vírgula ("VIP, Indicação"). Etiqueta que ainda não existe é criada; as que o cliente já tem ficam. Cabem até 10 por cliente e 50 no negócio, com até 40 letras cada; o que passar fica de fora, com um aviso na linha.
• Do Trinks, do Booksy, do Fresha e de outros sistemas: na lista de clientes, use Exportar e escolha Excel ou CSV.
• Do Google Contatos: em contacts.google.com, escolha os contatos, toque em Exportar e depois em Google CSV.
• Dos contatos do celular: o arquivo .vcf também entra (veja Trazer clientes dos contatos do celular).

Passo a passo

1. Abra Clientes e toque em Importar clientes.
2. Se quiser começar pela estrutura pronta, toque em Baixar a planilha modelo e preencha uma linha por cliente. Depois escolha o arquivo. O Ruche reconhece sozinho as colunas mais comuns, em português, inglês e espanhol.
3. Confira qual coluna é cada dado. Se o nome e o sobrenome estiverem separados, o Ruche junta os dois.
4. Toque em Revisar. Você vê quantos clientes são novos, quantos já estão no Ruche e quais linhas não entram, com o motivo.
5. Confirme que tem permissão para guardar esses contatos e toque em Importar.

Telefone

Número sem o código do país vale como do país do seu negócio: no Brasil, "(11) 98472-1903" vira +55 11 98472-1903. Números de outros países entram com o "+" na frente.

Quem já está no Ruche

O telefone é o que identifica cada cliente. Se alguém da planilha já tem ficha com o mesmo número, você escolhe:

• Completar o que falta: o e-mail, as observações, a data de nascimento e as redes sociais entram só se estiverem vazios na ficha. Nome, telefone e o que já está preenchido não mudam.
• Deixar como está: a ficha fica igual.

Telefone repetido dentro da própria planilha entra uma vez só, pela primeira linha (a não ser que a linha repetida traga outro carro, outro pet ou outro endereço: veja abaixo). Se a mesma pessoa entrou com o telefone num formato diferente (sem o 9, por exemplo), o Ruche avisa em Clientes e você junta as duas fichas (veja Juntar clientes repetidos).

Carros, pets e endereços

Na oficina, no banho e tosa e na limpeza, a planilha pode trazer também o que é atendido (veja Veículos, pets e imóveis). No passo das colunas aparece um grupo a mais, opcional:

• Veículo: placa, marca, modelo, ano e cor. Com a placa ou o modelo, o carro entra na ficha. "2019/2020" vira 2019.
• Pet: nome, espécie e raça. Com o nome, o pet entra. A espécie escrita como "cachorro", "cão", "gato" ou "canino" é reconhecida; sem ela, fica "outro" até alguém completar.
• Endereço do atendimento: rua, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP. Com a rua, o endereço entra. O "como entrar" nunca vem da planilha: guarde pela ficha.

Só aparecem os tipos que o seu negócio usa. A oficina com um carro por linha (a frota) não precisa juntar nada: as linhas do mesmo telefone ficam com todos os carros, na mesma ficha. O mesmo carro (pela placa) ou o mesmo pet (pelo nome) que já está na ficha não entra de novo: ele só ganha o que estiver vazio, e com Deixar como está fica igual.

Depois de importar

O resumo mostra quantos clientes foram criados, atualizados e pulados, quantos carros, pets ou endereços entraram, quantas etiquetas foram criadas e postas, e a lista das linhas que não entraram. Corrija essas linhas na planilha e importe de novo: quem já entrou não é duplicado. Na ficha de cada cliente, a linha do tempo mostra que ele veio da planilha.

Importou o arquivo errado? Por 7 dias dá para desfazer (veja Desfazer uma importação). Desfazer também tira as etiquetas que a importação pôs e apaga as que ela criou e ninguém mais usa.