O que cada papel vê e faz no painel

Quem entra no painel vê só o que o papel dele deixa. O que a pessoa não pode usar nem aparece: nada de botão que dá erro.

Titular da conta

Faz tudo, e só ela mexe em:

• Plano e assinatura do Ruche.
• Pagamentos pela página: chave Pix, conta Asaas e as regras de sinal.
• Excluir a conta do negócio e baixar a cópia completa dos dados (com as fichas de todos).
• Pôr e tirar sócios, a participação de cada um e transferir a titularidade (veja Sócios e a titularidade).
• A própria segurança da conta.
• O pagamento combinado de todos (o próprio pró-labore também) e quem vê o pagamento de quem (veja Vínculo e pagamento de cada pessoa).

Sócio

O outro dono do negócio. Faz tudo o que a titular faz, menos o plano (ele só vê), a assinatura, a chave Pix e o Asaas, excluir a conta, transferir a titularidade e pôr ou tirar sócios. Na equipe, cuida de todos, menos da titular e dos outros sócios, e liga o RH. As fichas de saúde e as fotos de antes e depois, só dos clientes que ele atende: o sigilo é de quem atende, e a sociedade não muda isso. Baixa os dados do negócio sem as fichas de quem não atende (veja Sócios e a titularidade).

Gerente

Quase tudo: agenda de todos, clientes (com as conversas pelo WhatsApp do Ruche), equipe, serviços, o estoque e as vendas de produtos, ajustes do negócio, avaliações, o Financeiro (caixa, contas a pagar e comissões), os recibos e os Relatórios do negócio inteiro. Não mexe no que é só da titular e não vê os sócios nem as retiradas de lucros. Na equipe, cuida da recepção e das profissionais, e não cria outra gerente.

Recepção

• A agenda de todos: marcar, remarcar, confirmar, cancelar, folgas e lista de espera.
• A semana de atendimento de cada pessoa, só com a liberação da titular ou da gerente (veja abaixo).
• Os clientes: ver e editar a ficha.
• As conversas pelo WhatsApp do Ruche: ler, responder e devolver ao robô (veja Conversas no WhatsApp).
• Manda o link das fichas e vê o que falta preencher, mas não lê as respostas.
• Vende produtos e vê o estoque, sem o custo.
• Abre chamados com a equipe do Ruche e acompanha os que abriu (veja Abrir um chamado).
• Não vê valores (pagamentos, recibos, o Financeiro, quanto cada cliente gastou) nem os relatórios, e não mexe nos ajustes.

Profissional

• Só a própria agenda: marcar, confirmar e registrar os atendimentos dela.
• Só os clientes que ela atende: a ficha, o histórico no negócio (sem valores), as fichas de saúde e o antes e depois.
• As conversas pelo WhatsApp do Ruche dos horários dela: ler e responder.
• O estoque do que os serviços dela usam, sem o custo. Não vende.
• Os próprios ganhos, em Ajustes, Seus ganhos: os pagamentos confirmados, os vales e o extrato de comissões (veja Seus ganhos).
• Os próprios documentos, em Ajustes, Seu trabalho: o holerite, o informe de rendimentos e o contrato que o negócio anexar (veja Seu trabalho).
• Os próprios números, em Ajustes, Seus números: atendimentos, agenda ocupada, clientes, faltas e avaliações dela, sem valores (veja Relatórios).
• Abre chamados com a equipe do Ruche e acompanha os que abriu.
• Não vê o financeiro do negócio nem os ajustes.

Só o próprio espaço

Para quem não usa a agenda: a auxiliar, o ajudante, quem cuida do estoque. Na hora de adicionar, fica em Mais opções, como Só vê os próprios ganhos e documentos.

• Entra no painel e começa em Seu trabalho, sem a agenda, os clientes e o novo agendamento.
• Seu trabalho mostra quem a pessoa é no negócio, Seus ganhos (os pagamentos que o negócio confirmou e os vales dela, veja Seus ganhos), os documentos que o negócio anexou (o holerite, o informe de rendimentos, o contrato, veja Seu trabalho) e o que vai aparecer ali quando o negócio começar a usar: as ausências e férias dela.
• Cuida da própria conta (senha, verificação em duas etapas, e-mail) e abre chamados com a equipe do Ruche, vendo só os que abriu.
• Não vê a agenda, os clientes, os valores nem os ajustes do negócio, e não atende: não tem agenda própria.
• Com o RH ligado pela titular, vê também o próprio pagamento e cuida do pagamento da equipe (veja abaixo).

Contabilidade

O escritório de contabilidade (de fora, no máximo um por negócio) ou alguém da empresa que cuida das contas. Só a titular e os sócios põem.

• Lê o Financeiro inteiro e muda só o que é da contabilidade: lança e corrige impostos e encargos, muda a categoria de um lançamento e anexa o comprovante.
• Vê os recibos, os pagamentos da equipe (sem mudar) e os sócios, anexa os documentos da equipe (o holerite, o informe, o contrato) da recepção e das profissionais, e baixa a exportação contábil do mês.
• Não vê a agenda, os clientes, as fichas, as fotos, as conversas, a chave Pix, o Asaas, o plano nem a assinatura.
• Tudo o que ela abre e muda fica registrado para a titular e os sócios (veja A contabilidade no Ruche).

A semana e as folgas da profissional

Pelo papel, quem organiza a semana e as folgas de cada pessoa é a titular e a gerente (a recepção fecha datas também). Se a profissional cuida da própria agenda, a titular ou a gerente liga Pode mudar a própria semana e fechar as próprias datas no detalhe dela, em Equipe. Ligado, ela muda só a semana dela e fecha só as datas dela, e vocês ficam sabendo (veja Sua semana e suas folgas).

A recepção organizando a agenda da equipe

A recepção já marca, remarca, cancela e fecha datas de todos pelo papel. Para arrumar também a semana de atendimento de cada pessoa, a titular ou a gerente liga Organiza a agenda da equipe no detalhe da recepção, em Equipe. Ligado:

• Em Ajustes, Equipe abre com quem atende, e tocar numa pessoa abre a semana dela.
• Nada é cancelado sozinho: o que ficar de fora da semana nova aparece numa lista para remarcar ou cancelar.
• A titular e a gerente ficam sabendo na hora e, quando sobra horário marcado, por e-mail. Em Equipe aparece quem mudou cada semana por último.
• O resto do papel continua igual: sem valores, sem mexer no papel, nos serviços e no acesso de ninguém.

Vale no pedido seguinte, sem ninguém sair do painel. Desligar corta do mesmo jeito, e mudar a pessoa de papel desliga (veja Agenda de cada pessoa).

Quem cuida do pessoal (RH)

O vínculo e o pagamento de cada pessoa são da titular (e dos sócios). Para dividir isso, só a titular e os sócios ligam Cuida do pessoal (RH) no detalhe da gerente, da recepção ou de quem está em Só o próprio espaço, em Equipe. Ao adicionar alguém que só vai cuidar disso, escolha Cuida do pessoal (RH) em O que ela vai fazer no painel?. Ligado:

• A pessoa vê e muda o vínculo, o pagamento combinado e o calendário de pagamento da recepção e das profissionais, e confirma o pagamento de cada período, os vales e o adiantamento delas (veja Confirmar o pagamento de cada pessoa). Sem o Financeiro, abre em Ajustes, Equipe, Pagamentos.
• O da titular, o dos sócios e o das gerentes continuam fora. O dela, ela só vê. O sócio cuida do das gerentes também; o da titular e o dos outros sócios ficam com a titular.
• Anexa e vê os documentos da recepção e das profissionais: o holerite, o informe de rendimentos e o contrato (veja Documentos da equipe).
• Cada abertura do pagamento ou de um documento de outra pessoa fica registrada, e a titular vê quem abriu.

A gerente sem a liberação não vê o salário nem os documentos de ninguém, só o total do custo da equipe no Financeiro, e no caixa as saídas aparecem como "Pagamento da equipe", sem o nome. A recepção e a profissional sem a liberação não veem o pagamento da equipe; cada uma vê só o próprio, em Seus ganhos.

Responde a

Cada pessoa tem, no detalhe dela em Equipe, Responde a: quem vai aprovar os pedidos dela, como as férias e as ausências. Pode ser a titular, um sócio, uma gerente ou quem cuida do pessoal (RH). Sem ninguém escolhido, é a titular. Se a pessoa escolhida deixar de ser gerente ou perder o RH, volta a valer a titular.

Quem viu o código de acesso

O código de primeiro acesso é pessoal. Quando alguém da equipe vê de novo ou imprime o código de outra pessoa, isso fica registrado, uma vez a cada 10 minutos por pessoa. Só a titular vê o registro, no detalhe da pessoa, em Quem viu o código. O código em si nunca fica guardado ali.

Chamados

Todo mundo abre chamados com a equipe do Ruche. A titular e a gerente veem os do negócio todo, com quem abriu cada um; a recepção, a profissional e quem está em Só o próprio espaço, só os que abriram. A resposta vai para quem perguntou.

Fichas de saúde e antes e depois

São dados sensíveis, então só quem atende vê:

• A titular vê de todos os clientes.
• A gerente e a profissional veem só dos clientes que elas atendem.
• A recepção manda os links, mas não lê.
• Só a titular vê quem da equipe abriu cada ficha, termo e foto de antes e depois, na ficha do cliente (veja Fichas, dados de saúde e privacidade).

Quem fez o quê

Tudo o que alguém da equipe faz fica com o nome da pessoa: no detalhe do horário, em Histórico, e na linha do tempo da ficha do cliente, como "por Bruna".

Nas ausências da equipe, a gerente e a recepção com a liberação da agenda cuidam das faltas, férias e afastamentos comuns; saúde, observação e anexo ficam com a titular, os sócios, quem tem RH e a própria pessoa para ler.