Privacy
Hoe Ruche omgaat met jouw gegevens en die van je klanten, in gewone taal.
Atualizado em 28 de setembro de 2026
Klanten van het bedrijf
Wanneer de eigenaar Klanten van het bedrijf aanzet, delen alleen vestigingen met hetzelfde CNPJ-basisnummer contact, verjaardag, afspraken en notities. De pagina van elke vestiging toont de deelnemende vestigingen. Gezondheidskaarten, toestemmingen en foto’s van voor en na blijven bij de vestiging die behandelde, met aparte toegang. Als je de optie uitzet of het bedrijf verlaat, stopt het delen zonder de lokale kaarten te wissen.
Wat we verzamelen op deze site
Als je het contactformulier verstuurt, bewaren we de naam, het e-mailadres of telefoonnummer, het type zaak en het bericht, om te antwoorden. Bezoeken worden geteld zonder cookies en zonder het adres van de bezoeker te bewaren. We gebruiken geen trackingcookies en geen advertenties.
Wat Ruche voor jouw zaak bewaart
De gegevens van de zaak en het team, de diensten, de afspraken en de klanten, met contacten, notities en geschiedenis, worden per zaak gescheiden bewaard. Alleen jij en wie jij toestemming geeft, ziet ze. Het Ruche-team ziet de gegevens van je klanten afgeschermd; een volledig gegeven openen, om een ticket op te lossen, vraagt om een reden, die wordt vastgelegd.
Wie bij een zaak boekt
Wie een afspraak boekt, geeft naam, telefoonnummer en desgewenst een e-mailadres op. Het e-mailadres dient voor de bevestiging, de herinneringen, de meldingen over die afspraak, de uitnodiging om de afspraak te beoordelen en, als de zaak het gebruikt en de persoon niet weigert, de e-mailcampagnes van de zaak (zie hieronder). Wie de browsermelding op de afspraakpagina aanzet, laat bij ons alleen het technische adres van die melding achter, dat wordt gewist zodra de afspraak voorbij is. Deze gegevens zijn van de zaak die de afspraak uitvoert: verzoeken om inzage of verwijdering gaan naar die zaak, en Ruche helpt de zaak daaraan te voldoen.
Betalingen
Wanneer een zaak om betaling via de pagina vraagt, bewaart Ruche alleen de status van elke betaling (bedrag, termijn, betaald, terugbetaald of omgezet in tegoed), om die aan de zaak en aan wie boekte te tonen. Het geld gaat rechtstreeks van wie betaalt naar de zaak, via de bank of via het Asaas-account van de zaak: Ruche ziet en bewaart geen kaart- of bankrekeninggegevens van wie betaalt. Als de zaak via Asaas ontvangt, gaat de CPF of CNPJ van wie betaalt rechtstreeks naar Asaas, dat die vraagt om de betaalopdracht aan te maken; Ruche bewaart daar alleen de klantcode. De toegangssleutel van de zaak tot Asaas is versleuteld en dient alleen om de betaalopdrachten van de pagina aan te maken, op te vragen, te annuleren en terug te betalen.
Kaarten, anamnese en getekende toestemmingen
Wanneer een zaak kaarten in Ruche gebruikt, antwoordt wie behandeld wordt via de link of samen met de zaak, tijdens de afspraak. De antwoorden en handtekeningen worden versleuteld in onze database bewaard en alleen de zaak zelf ziet ze; het Ruche-team ziet alleen aantallen, nooit de inhoud. Gezondheidsantwoorden zijn gevoelige gegevens (LGPD, art. 11; AVG, art. 9) en gaan nooit per e-mail. Bij het tekenen van een toestemming bewaren we als bewijs van akkoord de datum en tijd, de versie, een code van de tekst (SHA-256), de getypte naam, de getekende handtekening (indien aanwezig), de browser en het volledige IP-adres. Dat bewijs blijft zolang de toestemming bestaat en verdwijnt samen met haar. Wie antwoordde, vraagt inzage of verwijdering aan de zaak, die het downloadt of wist via het dashboard; als het account van de zaak wordt verwijderd, wordt dit allemaal gewist.
Beoordelingen
Wanneer een zaak om beoordelingen vraagt, krijgt wie behandeld is een uitnodiging per e-mail enkele uren na de afspraak (en ziet die ook op de afspraakpagina). De beoordeling is openbaar op de pagina van de zaak, met de voornaam en de initiaal van de achternaam of zonder naam, zoals de persoon kiest; de zaak weet wie beoordeeld heeft. We bewaren het cijfer, de opmerking, de dienst en de datum. Wie beoordeeld heeft, verwijdert de eigen beoordeling op elk moment via dezelfde link, en ze verdwijnt meteen; ze kan ook vragen om geen uitnodigingen meer van die zaak te krijgen (daarvoor bewaren we alleen een code van het e-mailadres, niet het adres zelf). Het Ruche-team leest de beoordelingen die het filter tegenhoudt of die de zaak meldt en verbergt alleen wie de regels overtreedt. Als het account van de zaak wordt verwijderd, verdwijnen de beoordelingen mee.
Waarvoor we het gebruiken
Om Ruche te laten werken: agenda, boekingspagina, herinneringen en de rest van het systeem. We verkopen geen gegevens en gebruiken de gegevens van je klanten niet voor een ander doel, behalve voor de vergelijking met de branche, alleen als de zaak die aanzet en alleen in geaggregeerde cijfers (zie hieronder). Het abonnement wordt via Stripe betaald: Ruche ziet en bewaart het kaartnummer niet.
Je gegevens downloaden en verwijderen
In het dashboard, bij Instellingen, Jouw gegevens, download je op elk moment een kopie van alles, in spreadsheets en in een volledig bestand om naar een ander systeem mee te nemen, en vraag je verwijdering van het account aan. De verwijdering wacht 30 dagen, en tot dan kun je met één tik terugkomen. Op dag 30 sluit het account en binnen 24 uur wordt alles definitief gewist. Alleen het register van de betalingen blijft, dat de wet te bewaren voorschrijft.
Account zonder gebruik
Een account dat 3 maanden niet gebruikt wordt en geen betaald abonnement heeft (6 maanden voor wie ooit een abonnement had), wordt afgesloten en gewist op dezelfde manier als een aangevraagde verwijdering, na drie waarschuwingen per e-mail (1 maand, 2 weken en 3 dagen ervoor); inloggen in het dashboard telt al als gebruik. Zo bewaren we niet de gegevens van wie Ruche niet meer gebruikt, noch die van de klanten van dat account (LGPD, art. 16; AVG, art. 5, lid 1, onder e). Om te weten of het account in gebruik is, bewaren we alleen de datum van het laatste gebruik (inloggen in het dashboard, een geplande afspraak, een betaling) en wanneer elke waarschuwing is verstuurd.
Jouw rechten
Je kunt op elk moment inzage, correctie of verwijdering van je gegevens vragen. Bijna alles los je op via het dashboard zelf; wat niet lukt, via het contactformulier. We volgen de LGPD in Brazilië en de AVG in Europa.
Logo en foto’s van de zaak
Het logo en de foto’s van de diensten die een zaak in Ruche zet, verschijnen op de pagina van de zaak, in de e-mails over de afspraak en op de bonnen. Elke foto wordt op onze server opnieuw gemaakt: zonder cameragegevens, zoals de locatie, en met een formaat dat bij de pagina past.
Foto's van klanten
Foto’s van voor en na worden versleuteld bewaard, alleen voor de zaak die behandelde, zonder cameragegevens (ook zonder locatie). Ze gaan naar de pagina van de zaak alleen als de klant toestemming geeft via de toestemming voor beeldgebruik: zonder gezicht of met gezicht, en zonder de naam van wie behandeld is. De toestemming wordt vastgelegd met het bewijs van de handtekening, en wie toestemming gaf, kan die op elk moment intrekken: de foto’s verdwijnen meteen van de pagina. Foto’s van een zorgbehandeling zijn gevoelige gegevens (LGPD, art. 11; AVG, art. 9) en worden zo behandeld. De foto’s gaan mee als de zaak de gegevens downloadt en verdwijnen als het account wordt verwijderd.
Campagnes per e-mail
Een zaak kan via Ruche campagne-e-mails sturen naar wie al door de zaak is behandeld: een attentie bij de verjaardag, de uitnodiging om terug te komen als de gebruikelijke tijd voorbij is en berichten (nieuws, openingstijden op feestdagen, aanbiedingen). Wie boekt via de pagina van de zaak ziet dit bericht en kan meteen weigeren; de eerste e-mail over de afspraak herhaalt de mededeling, met de link om je af te melden. Elke campagne-e-mail bevat de link om niet meer te ontvangen, die meteen werkt en ook werkt met de afmeldknop van het e-mailprogramma. We bewaren wanneer de persoon is geïnformeerd en wanneer ze vroeg om te stoppen (met een code van het e-mailadres, niet het adres), de datum van elke verzending, of de persoon op de boekknop tikte en of ze daarna boekte. We gebruiken geen pixel om te weten wie heeft geopend. Een adres dat de server terugstuurt (bestaat niet meer) gaat uit de campagnes, en niemand die volgens de kaart jonger is dan 18 ontvangt iets. In Brazilië is de basis het gerechtvaardigd belang van de zaak (LGPD, art. 7, IX); in Europa het e-mailadres van wie al heeft gekocht, voor soortgelijke diensten van dezelfde zaak, met de kans om te weigeren (ePrivacyrichtlijn, art. 13). Als het account van de zaak wordt verwijderd, gaat dit alles mee.
WhatsApp van Ruche
Ruche heeft een officieel WhatsApp-nummer, via de API van Meta, dat de bevestiging en de meldingen over afspraken van alle zaken verzorgt. Elk bericht zegt van welke zaak het is. Wie via de pagina van een zaak boekt, kiest daar de bevestiging en de meldingen van die afspraak te ontvangen: in Brazilië staat het vakje al aangevinkt, met de tekst ernaast, en kun je het uitvinken; in Europa en in andere landen staat het uit. De zaak kan de bevestiging ook via het dashboard sturen, nadat is bevestigd dat de persoon akkoord ging. We bewaren de datum, de herkomst en de tekst van elke toestemming. Als de persoon het nummer een bericht stuurt, antwoordt de robot en gebruikt het nummer om haar afspraken te vinden, bij elke zaak. Antwoorden met STOP, SAIR of PARAR beëindigt meteen de meldingen van alle zaken, en VOLTAR hervat ze; het gesprek dat de persoon zelf begint, blijft beantwoord. Van elk bericht bewaren we alleen wanneer het verstuurd is, of het aankwam en of het gelezen is, gedurende 180 dagen. Geen reclame via WhatsApp. Meta, eigenaar van WhatsApp, verwerkt deze berichten ook, volgens eigen regels.
Gesprekken via WhatsApp
Wat de robot niet kan beantwoorden, gaat naar de zaak, die antwoordt via het dashboard, in de inbox Gesprekken. Elke zaak ziet alleen de gesprekken met haar, en in het team alleen wie toestemming heeft (de professional, alleen die van haar eigen afspraken); het Ruche-team leest de gesprekken niet. De tekst van de berichten (van de persoon, van de robot en van de zaak) wordt 180 dagen versleuteld in onze database bewaard en daarna gewist; foto’s, audio en bestanden worden niet gedownload of bewaard. De gesprekken gaan mee als de zaak de gegevens downloadt en verdwijnen als het account wordt verwijderd.
Chat op de afspraakpagina
Wie de link van de afspraak heeft, kan op de pagina zelf een vraag aan de zaak stellen, zonder andere app. De link is de sleutel: we vragen geen login, en de code te vaak achter elkaar fout invoeren blokkeert het adres een tijd. De chat geldt tot het einde van de afspraak plus 24 uur; daarna toont de pagina de berichten niet meer. Het gesprek komt bij de zaak aan in de inbox Gesprekken, met dezelfde regels als de gesprekken via WhatsApp: elke zaak ziet alleen die van haar, het Ruche-team leest ze niet, de tekst wordt 180 dagen versleuteld bewaard, gaat mee als de zaak de gegevens downloadt en verdwijnt als het account wordt verwijderd. Als de zaak antwoordt, waarschuwen we via de browser (als je de melding aanzette) en per e-mail (als de zaak jouw adres heeft); geen van beide bevat de tekst van het antwoord.
Telegram van Ruche
Ruche heeft een robot op Telegram, via de officiële API van Telegram, die de bevestiging en de herinneringen van afspraken stuurt aan wie erom vraagt. De persoon zet het aan door op „Ontvangen op Telegram” te tikken op de afspraakpagina (of de code van de afspraak naar de robot te sturen) en daarna op Starten; we bewaren wanneer het aanging, voor welke zaak en de tekst die de robot toonde. Van Telegram ontvangen we de id van het gesprek, de naam en de @ die de persoon toont en de taal van de app; het telefoonnummer nooit. Met die koppeling vindt de robot de afspraken van de persoon bij die zaak en stuurt de herinneringen de dag ervoor en vlak voor de tijd, zoals de zaak koos. Sturen van /stop (of STOP, PARAR) beëindigt meteen wat Ruche daar stuurt, van alle zaken, en /start hervat het; de robot blokkeren stopt ook alles. Wat de persoon aan een zaak schrijft, gaat naar de inbox Gesprekken, zoals bij WhatsApp, 180 dagen versleuteld. Van elk bericht bewaren we alleen wanneer het verstuurd is en of het aankwam, gedurende 180 dagen. Gesprekken met Telegram-robots staan op de servers van Telegram, zonder de end-to-endversleuteling van geheime chats, en Telegram verwerkt deze gegevens ook, volgens eigen regels. Geen reclame via Telegram.
Messenger en Instagram van Ruche
Ruche heeft een Facebook-pagina en een zakelijk Instagram-account, gekoppeld aan de officiële API van Meta, die de bevestiging van afspraken sturen aan wie erom vraagt. De persoon zet het aan door op „Ontvangen op Messenger” of „Ontvangen op Instagram” te tikken op de afspraakpagina (of de code van de afspraak in het gesprek te sturen); we bewaren wanneer het aanging, voor welke zaak, de tekst die de robot toonde en de versie ervan. Van Meta ontvangen we de id die de persoon heeft in het gesprek met Ruche (één op Messenger en één op Instagram, die alleen voor Ruche gelden), de naam en, op Instagram, de @ die ze toont; het telefoonnummer nooit. Messenger en Instagram laten de robot alleen schrijven tot 24 uur na het laatste bericht van de persoon: binnen die termijn komen de herinneringen daar aan; erbuiten via e-mail en de melding van de browser. STOP, SAIR of PARAR sturen beëindigt meteen wat Ruche daar stuurt, van alle zaken, en VOLTAR hervat het; de pagina of het account blokkeren stopt ook alles. Wat de persoon aan een zaak schrijft, gaat naar de inbox Gesprekken, 180 dagen versleuteld. Van elk bericht bewaren we alleen wanneer het verstuurd is en of het aankwam, gedurende 180 dagen. Meta Platforms, in de Verenigde Staten, en Meta Platforms Ireland, in Ierland, eigenaren van Messenger en Instagram, verwerken deze berichten ook, volgens eigen regels: de gegevens verlaten Brazilië en de Europese Unie. Geen reclame via Messenger of Instagram.
Discrete berichten
In zorg en geestelijke gezondheidszorg gaat wat Ruche over een afspraak stuurt (de bevestiging en de herinneringen op WhatsApp, Telegram, Messenger en Instagram, de melding van de browser, de e-mails over de afspraak en de agenda-afspraak) uit zonder de naam van de dienst: het noemt de zaak, de dag, de tijd en de link. Elke zaak kan dezelfde optie aanzetten. De dienst staat op de afspraakpagina, die alleen opent met de link van wie boekte.
Vergelijken met de sector
De zaak die wil, kan in het dashboard de vergelijking met vergelijkbare zaken aanzetten (Instellingen, Vergelijken met de sector); ze staat standaard uit en alleen de eigenaar of een partner zet haar aan. Aangezet bewaart Ruche tot 24 maanden een maandelijks overzicht van de hele zaak (percentages no-shows, annuleringen en bezetting, de voorlooptijd en het terugkeren, het vak, de grootte en de stad), berekend uit de agenda, en voegt dat overzicht samen met dat van minstens 9 andere zaken in hetzelfde vak, dezelfde grootte en regio. Alleen de mediaan en de bandbreedte van de groep verschijnen, en alleen voor wie ook meedoet. Nooit gaan naam van de zaak of het team, klantgegevens, naam van een dienst, bedragen, kaarten, foto’s, gesprekken of notities mee; in zorg en geestelijke gezondheidszorg alleen de structuur van de agenda. De basis is de toestemming van de zaak (LGPD, art. 7, I; AVG, art. 6, lid 1, onder a) en, voor de afspraken van klanten binnen het account, het gerechtvaardigd belang met die waarborgen (LGPD, art. 7, IX; AVG, art. 6, lid 1, onder f). We bewaren wanneer elke schakelaar aan- en uitgezet is, door wie en met welke versie van de tekst, als bewijs van de toestemming, tot 5 jaar na het verwijderen van het account. Uitzetten werkt meteen: het overzicht van de zaak wordt gewist en ze valt uit de volgende berekening; het al gepubliceerde groepsgetal is anoniem en blijft. Ruche verkoopt geen gegevens.
