A ficha do cliente: histórico, números e notas

A ficha junta tudo o que você precisa saber antes de atender alguém.

O que tem na ficha

• Números: visitas, gasto total, faltas e quantas vezes o próprio cliente remarcou ou cancelou. O que você muda não entra nessa conta. Com pagamentos registrados, aparece também quanto já foi Pago, pela página e no local (veja Registrar um pagamento feito no local).
• Próximos horários.
• Responsável: quem cuida de uma criança, de um adolescente ou de quem precisa de ajuda. Com o e-mail, ele recebe uma cópia da confirmação, dos lembretes e dos avisos do horário, com a frase de que recebe por ser responsável.
• Notas: o que vale lembrar, como uma alergia ou uma preferência.
• Redes sociais: o Instagram, o Facebook, o TikTok, o LinkedIn, o X e um link de site ou portfólio, quando você guardou. Cada uma aparece com o usuário, e tocar abre o perfil numa aba nova. Só quem abre a ficha no painel vê; nada aparece na página do horário nem para o cliente.
• Linha do tempo: cada coisa que aconteceu, com a data, quem fez e com quanta antecedência. O que alguém da equipe fez aparece com o nome da pessoa, como "por Bruna Lima".
• Histórico de horários: todos os horários da pessoa, do mais recente ao mais antigo.
• Pedidos para apagar (para quem vê o antes e depois): as fotos que a pessoa pediu para apagar pelo "Meus horários", com o prazo de 15 dias e a resposta (veja Antes e depois).
• Quem abriu as fichas e as fotos (só para a titular): quem da equipe abriu cada ficha, termo e foto de antes e depois nos últimos 90 dias (veja Fichas, dados de saúde e privacidade).

Editar

Toque em Editar para mudar o nome, o e-mail, a data de nascimento (o ano é opcional), as redes sociais e o responsável (em Tem um responsável: o nome e o e-mail dele). O e-mail é para onde vão a confirmação e os lembretes. Trocar o e-mail entra na linha do tempo com quem trocou e o antes e o depois escondidos em parte (só as duas primeiras letras e o domínio), para você saber se alguém mudou para onde vão os avisos do cliente.

Em Adicionar redes sociais, cole o que tiver: o link completo, o @usuario ou só o usuário. O Ruche guarda o usuário e monta o link na hora de mostrar. O Outro link é para um site ou portfólio e precisa começar com https://. O Ruche só confere o formato, não abre nem procura o perfil. Dá para preencher também ao criar o cliente e por planilha, nas colunas Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, X e Outro link; o responsável vai nas colunas Responsável e E-mail do responsável (veja Importar clientes de uma planilha).

Ao juntar duas fichas da mesma pessoa, a que fica ganha as redes sociais que faltavam nela (veja Juntar clientes repetidos).

O telefone é a chave da ficha. Para trocar, marque o próximo horário com o número novo e depois junte as duas fichas, escolhendo o telefone novo (veja Juntar clientes repetidos).

Quem é da equipe vê a ficha conforme o papel: a recepção não vê os valores, e a profissional vê só os clientes que atende, sem valores (veja O que cada papel vê e faz no painel).