Lembretes e e-mails para os seus clientes

Todo agendamento com e-mail do cliente ganha avisos automáticos. O e-mail é opcional, mas faz diferença: quem é lembrado falta menos.

O que o cliente recebe

• Ao marcar: os dados do horário, o botão para confirmar (quando ainda falta), o caminho até você e um arquivo que põe o horário no calendário do celular.
• Na véspera: um lembrete, uns 24 horas antes. Quem ainda não confirmou recebe o botão de confirmar.
• Perto da hora: outro lembrete, de 1, 2 ou 3 horas antes (você escolhe).
• Se o horário mudar: um aviso quando ele é remarcado ou cancelado por você.

No primeiro e-mail do horário vai também um aviso curto de que você pode mandar novidades por e-mail, com o link para a pessoa não receber. Isso é para as campanhas por e-mail, que só saem se você ligar.

Quem marca em cima da hora acabou de receber a confirmação, então não recebe um lembrete repetido. Horário cancelado ou remarcado não recebe lembrete.

Com ou sem e-mail, o cliente também pode ligar, na página do horário, um aviso no celular antes do horário, ou tocar em Receber no Telegram para receber a confirmação e os mesmos lembretes pelo robô do Ruche no Telegram, com os botões para remarcar e cancelar. Pelo Messenger e pelo Instagram do Ruche, os lembretes só saem até 24 horas depois da última mensagem da pessoa (a regra da Meta); fora disso, vale o e-mail.

Escolher os lembretes

Em Ajustes, Regras da agenda, no grupo Lembretes aos clientes, você liga ou desliga cada um dos dois separadamente e escolhe quanto antes sai o de perto da hora (1, 2 ou 3 horas). Os dois começam ligados, com 2 horas no de perto da hora.

Desligar o lembrete de perto da hora também tira o aviso do celular da página do horário: os dois seguem o mesmo ajuste, porque avisam da mesma coisa. Os lembretes pelo WhatsApp, pelo Telegram, pelo Messenger e pelo Instagram seguem os mesmos ajustes.

Também pelo WhatsApp

No mesmo grupo, em Lembrete também pelo WhatsApp, você escolhe se a véspera, o de perto da hora ou os dois saem também pelo WhatsApp oficial do Ruche. Começa desligado. O e-mail sai do mesmo jeito: o WhatsApp é a mais, nunca no lugar.

• Quem recebe: só quem aceitou receber pelo WhatsApp (a caixa marcada ao agendar pela sua página, ou quando você confirmou no painel que a pessoa concordou) e não respondeu PARAR.
• Dentro da conversa aberta (a pessoa escreveu para o Ruche nas últimas 24 horas): o lembrete chega como mensagem com os botões para remarcar e cancelar, sem custo.
• Fora da conversa: sai a mensagem aprovada pela Meta, com os botões Confirmar presença, Remarcar e Cancelar. Cada uma é paga e conta no limite de mensagens do seu plano. A tela mostra quanto do mês já foi usado e como a mensagem chega.
• Quando não sai pelo WhatsApp: com o limite do plano usado, o limite do dia do Ruche, a mensagem ainda em análise na Meta ou a pessoa que pediu para parar, o lembrete fica só no e-mail.

No detalhe do horário, em Lembretes, você vê por onde cada lembrete saiu (e-mail, aviso do navegador, WhatsApp) e, no WhatsApp, se foi entregue e lido, ou por que não saiu.

Sem o nome do serviço

Com as mensagens discretas ligadas, o e-mail, o evento do calendário e os lembretes dizem o seu negócio, o dia e a hora, mas não o serviço: a prévia do e-mail aparece na tela de bloqueio. No WhatsApp, a mensagem aprovada pela Meta diz "Atendimento" no lugar do serviço. Em saúde e saúde mental, elas já vêm ligadas. O serviço continua na página do horário.

O e-mail não chegou

Peça para o cliente procurar na caixa de spam e nas abas de promoções e marcar a mensagem como "não é spam". Assim as próximas chegam na caixa de entrada.