Salas, macas, elevadores e equipamentos

Nem todo atendimento depende só da pessoa. Na oficina, o carro precisa do elevador; no estúdio, a massagem precisa da maca; no consultório, duas profissionais dividem uma sala. Cadastre o que o atendimento disputa e o Ruche só oferece um horário quando a pessoa e o que o serviço usa estão livres, na agenda, na sua página, na página do horário e na lista de espera.

Cadastrar

1. Em Ajustes, toque em Salas e equipamentos.
2. Toque em Adicionar (ou numa das sugestões do seu ramo).
3. Dê um nome, escolha o tipo e diga Quantos iguais você tem. Com 2 elevadores, a agenda aceita dois carros ao mesmo tempo e mostra qual é qual: Elevador 1 e Elevador 2.
4. Toque em Cadastrar.

Dizer o que cada serviço usa

1. Em Serviços, toque no serviço.
2. Em Salas e equipamentos, toque em Escolher (ou Ajustar).
3. Escolha um dos três jeitos e toque em Salvar:

• Não usa: só a pessoa, do começo ao fim, como sempre foi.
• Tempo todo: a sala, a maca ou o equipamento fica ocupado o atendimento inteiro e também no intervalo depois dele, para a limpeza.
• Etapas: uma sequência, cada etapa com a duração, o que usa e se a pessoa fica presa nela. A duração do serviço passa a ser a soma das etapas.

Etapas com a pessoa livre

Numa etapa sem a pessoa, ela atende outro cliente nesse tempo, e o recurso continua ocupado. Dois exemplos:

• Na oficina: 20 minutos no alinhador com o mecânico, depois 1 hora no elevador. Na troca de óleo, o carro sobe, o óleo escoa sem o mecânico e ele volta para o óleo novo.
• No salão: aplicar a tinta, a pausa da tinta com a cabeleireira livre para uma escova, e lavar no lavatório.

A primeira etapa é sempre com a pessoa, porque alguém recebe o cliente.

Na agenda

Cada horário mostra o que ocupa, e o detalhe mostra cada etapa com as horas, como Elevador 1, das 10:20 às 11:20. Com uma sala ou um equipamento cadastrado, a agenda ganha o filtro por recurso: escolha o elevador para ver só os carros dele no dia e quanto tempo ele fica ocupado. No computador e no tablet, as colunas por sala ou equipamento mostram cada unidade lado a lado.

Manutenção com data marcada? Feche as datas

Quando o elevador vai para a revisão numa quinta de manhã, ou a sala entra em reforma por uma semana, feche só esse período:

1. Abra Ajustes e toque em Regras da agenda.
2. Toque em Fechar datas e escolha Sala ou equipamento.
3. Escolha qual e, com mais de um igual, se são Todos ou só um, como Elevador 2.
4. No calendário, escolha o dia ou o período; para só um trecho, desligue Dia inteiro.
5. Se quiser, escreva o motivo, como "manutenção". Só a equipe vê.
6. Toque em Fechar datas.

No período, os serviços que usam o recurso não aparecem para marcar em lugar nenhum: no novo agendamento, na sua página, na página do horário, nos robôs e na lista de espera. O que não usa continua, e a equipe atende normalmente. Com dois elevadores e um fechado, o outro continua recebendo carros. O que já estava marcado continua na agenda: a tela lista cada horário para você remarcar ou cancelar. Para reabrir, toque na data fechada, em Regras da agenda, e em Reabrir as datas. Também dá para fechar pelo próprio recurso, em Salas e equipamentos.

Quem fecha as datas de uma sala ou de um equipamento é a titular, a gerente ou a recepção. A profissional que cuida das próprias folgas não fecha: o recurso é de toda a equipe.

Quebrou sem data para voltar? Pause

Abra o recurso e toque em Pausar (manutenção). Os serviços que usam somem da agenda e da página até você voltar, e os horários já marcados continuam. Tirar do cadastro só apaga o que nunca foi usado; com histórico, o recurso fica pausado.